e-Faktura për restorante: fatura drejtpërdrejt nga arka

Nëse drejtoni një restorant ose kafene, me shumë gjasë ju ka ndodhur: vjen një firmë për drekë, paguan, dhe në fund kërkon faturë në emër të kompanisë. Ai është momenti kur puna e ditës ndalon dhe dikush fillon të bartë të dhëna manualisht në një program tjetër.

Shkurt: e-Faktura është faturë elektronike në format të standardizuar, që shkëmbehet në mënyrë digjitale në vend se në letër. Një restoranti i duhet kur firmat paguajnë për dreka biznesi, evente ose ushqimin e punonjësve. Kur fatura lëshohet drejtpërdrejt nga sistemi POS, ndërtohet nga llogaria ekzistuese, prandaj asgjë nuk rishkruhet në një program të veçantë.

Ky artikull shpjegon çfarë është e-Faktura, kujt i duhet realisht dhe çfarë ndryshon kur fatura lëshohet drejtpërdrejt nga sistemi që tashmë e ka porosinë.

Çfarë është e-Faktura

e-Faktura është faturë elektronike në format të standardizuar, që shkëmbehet në mënyrë digjitale në vend se në letër. Për një lokal hotelier kjo do të thotë se fatura për një klient-firmë nuk është më një dokument Word që dikush e plotëson me dorë, por një regjistrim që del nga sistemi.

Një dallim i rëndësishëm që shpesh ngatërrohet: kuponi fiskal dhe fatura nuk janë e njëjta gjë. Kuponin fiskal e merr mysafiri në tavolinë. Faturën e kërkon firma për t’ia njohur shpenzimin. Shumë lokale e kanë të parën të automatizuar, ndërsa e dyta mbetet manuale.

Kur i duhet një restoranti e-Faktura?

Jo çdo lokali. Le të jemi konkretë:

• Ju duhet nëse keni mysafirë korporativë të rregullt — dreka biznesi, firma që porosisin për takime, katering për evente.
• Ju duhet nëse bëni festa, dasma ose evente të mbyllura ku paguesi është një firmë.
• Ju duhet nëse keni kontratë me kompani për ushqimin e punonjësve.
• Ndoshta nuk ju duhet nëse jeni një kafene e vogël ku pothuajse të gjithë paguajnë si persona fizikë.

Nëse lëshoni dy fatura në muaj, plotësimi manual është një kosto e durueshme. Nëse lëshoni tridhjetë, ato janë disa orë në muaj të shpenzuara duke rishkruar.

Çfarë ndryshon kur fatura del nga sistemi

Problemi me programin e veçantë nuk është vetë shkrimi i faturës. Problemi është se të dhënat ekzistojnë tashmë diku tjetër.

Porosia e asaj tavoline është futur në arkë: produktet, sasitë, çmimet, zbritjet. Kur fatura bëhet në një softuer tjetër, dikush i fut të gjitha sërish. Çdo futje e përsëritur është mundësi për gabim — sasi e gabuar, çmim i vjetër, zbritje e harruar. Dhe një faturë me gabim kthehet dhe bëhet nga e para.

Kur lëshimi është pjesë e të njëjtit sistem, fatura ndërtohet nga vetë llogaria. Asgjë nuk rishkruhet sepse asgjë nuk lëviz mes programeve.

Gjëja e dytë që ndryshon është fundi i muajit. Kur faturat dhe qarkullimi janë në të njëjtin sistem, raporti është një i vetëm. Nuk bashkoni të dhëna nga arka, nga Excel dhe nga programi i faturave për të parë sa keni bërë.

A mund të lëshohet fatura drejtpërdrejt nga arka?

Lëshimi i faturave elektronike është pjesë e sistemit — fatura krijohet nga llogaria ekzistuese, pa futje në një program të veçantë. Kjo bën pjesë në pakot që përfshijnë sistemin POS dhe panelin e administratorit.

Nëse dëshironi të shihni si duket me të dhënat tuaja para se të vendosni, na shkruani.

Pyetje të shpeshta

Çfarë është e-Faktura?

e-Faktura është faturë elektronike në format të standardizuar, që shkëmbehet në mënyrë digjitale në vend se në letër. Për një restorant ose kafene kjo do të thotë se fatura për një klient-firmë nuk është dokument Word i plotësuar me dorë, por një regjistrim që del nga sistemi, nga e njëjta llogari që është futur në arkë.

A e zëvendëson e-Faktura kuponin fiskal?

Jo. Kuponi fiskal dhe fatura nuk janë e njëjta gjë. Kuponin fiskal e merr mysafiri në tavolinë, dhe ai mbetet për ata që paguajnë si persona fizikë. Faturën e kërkon firma për t’ia njohur shpenzimin, për shembull për drekë biznesi, festë ose ushqimin e punonjësve. Shumë lokale e kanë të parën të automatizuar, ndërsa të dytën ende me dorë.

Po nëse tashmë kam kontabilist?

Në punën e tij nuk ndryshon asgjë, përveç se merr të dhëna që nuk janë rishkruar me dorë nga një program në tjetrin. Meqë faturat dhe qarkullimi janë në të njëjtin sistem, raporti mujor është një i vetëm, pa bashkuar të dhëna nga arka, Excel dhe një program i veçantë. Kjo zakonisht do të thotë më pak pyetje drejt jush.

A më duhet pajisje e re për e-Faktura?

Jo. Te EasyOffer lëshimi i faturave elektronike bëhet në të njëjtin sistem që përdorni tashmë për porositë dhe llogaritë, prandaj fatura krijohet nga llogaria ekzistuese, pa program të veçantë dhe pa pajisje të re. Kjo bën pjesë në pakot që përfshijnë sistemin POS dhe panelin admin, ndërsa çmimin për lokalin tuaj jua dërgojmë në WhatsApp.