е-Фактура за ресторани: фактури директно од касата

Ако водите ресторан или кафуле, најверојатно ви се случило: доаѓа фирма на ручек, плаќаат, и на крајот бараат фактура на име на компанијата. Тоа е моментот кога дневната работа застанува и некој почнува рачно да пренесува податоци во друга програма.

Накратко: е-Фактура е електронска фактура во стандардизиран формат, што се разменува дигитално наместо на хартија. На ресторан му треба кога фирми плаќаат за деловни ручеци, настани или исхрана на вработените. Кога фактурата се издава директно од POS системот, се гради од постоечката сметка, па ништо не се препишува во посебна програма.

Оваа статија објаснува што е е-Фактура, кому реално му треба и што се менува кога фактурата се издава директно од системот што веќе ја има нарачката.

Што е е-Фактура

е-Фактура е електронска фактура во стандардизиран формат, што се разменува дигитално наместо на хартија. За угостителски објект тоа значи дека фактурата за фирма-клиент не е повеќе Word документ што некој го пополнува рачно, туку запис што излегува од системот.

Важна разлика што често се меша: фискалната сметка и фактурата не се исто. Фискалната сметка ја добива гостинот на масата. Фактурата ја бара фирмата за да си го признае трошокот. Многу објекти ги имаат првата автоматизирана, а втората сè уште рачна.

Кога на ресторан му треба е-Фактура?

Не на секој објект. Ќе бидеме конкретни:

• Ви треба ако имате редовни корпоративни гости — деловни ручеци, фирми што нарачуваат за состаноци, кетеринг за настани.
• Ви треба ако правите прослави, свадби или затворени настани каде плаќачот е фирма.
• Ви треба ако имате договор со компании за исхрана на вработените.
• Веројатно не ви треба ако сте мало кафуле каде речиси сите плаќаат како физички лица.

Ако месечно издавате две фактури, рачното пополнување е поднослив трошок. Ако издавате триесет, тоа е неколку часа месечно потрошени на препишување.

Што се менува кога фактурата излегува од системот

Проблемот со посебната програма не е самото пишување фактура. Проблемот е што податоците веќе постојат на друго место.

Нарачката за таа маса е внесена во касата: производите, количините, цените, попустите. Кога фактурата се прави во друг софтвер, некој сето тоа го внесува повторно. Секое повторно внесување е можност за грешка — погрешна количина, стара цена, заборавен попуст. А фактурата со грешка се враќа и се прави одново.

Кога издавањето е дел од истиот систем, фактурата се гради од самата сметка. Ништо не се препишува затоа што ништо не се преместува меѓу програми.

Второто што се менува е крајот на месецот. Кога фактурите и прометот се во ист систем, извештајот е еден. Не спојувате податоци од каса, од Excel и од програмата за фактури за да видите колку сте направиле.

Може ли фактурата да се издаде директно од касата?

Издавањето електронски фактури е дел од системот — фактурата се креира од постоечката сметка, без внесување во посебна програма. Тоа е дел од пакетите што го вклучуваат POS системот и админ панелот.

Ако сакате да видите како изгледа со ваши податоци пред да одлучите, пишете ни.

Често поставувани прашања

Што е е-Фактура?

е-Фактура е електронска фактура во стандардизиран формат, што се разменува дигитално наместо на хартија. За ресторан или кафуле тоа значи дека фактурата за фирма-клиент не е Word документ што некој го пополнува рачно, туку запис што излегува од системот, изграден од истата сметка што веќе е внесена во касата.

Дали е-Фактура ја заменува фискалната сметка?

Не. Фискалната сметка и фактурата не се исто. Фискалната сметка ја добива гостинот на масата и останува за сите што плаќаат како физички лица. Фактурата ја бара фирмата за да си го признае трошокот, на пример за деловен ручек, прослава или исхрана на вработените. Многу објекти ја имаат првата автоматизирана, а втората сè уште ја прават рачно.

Што ако веќе имам сметководител?

Во неговата работа не се менува ништо, освен што добива податоци што не биле рачно препишувани од една програма во друга. Бидејќи фактурите и прометот се во ист систем, извештајот на крајот од месецот е еден и нема спојување податоци од каса, Excel и посебна програма. Тоа обично значи помалку прашања назад кон вас.

Дали ми треба нов хардвер за е-Фактура?

Не. Кај EasyOffer издавањето електронски фактури е во истиот систем што веќе го користите за нарачки и сметки, па фактурата се креира од постоечката сметка, без посебна програма и без нов уред. Тоа е дел од пакетите што ги вклучуваат POS системот и админ панелот, а цената за вашиот објект ви ја испраќаме на WhatsApp.